Hausverwaltung kündigen: Fristen, Gründe & Vorlage

Abberufung vs. Vertragskündigung: Zwei Ebenen, ein Ziel

Wer die Hausverwaltung einer WEG „kündigen" will, muss zwei Ebenen auseinanderhalten: Die Abberufung beendet das Verwalteramt (die organschaftliche Stellung), die Kündigung beendet den Verwaltervertrag (das schuldrechtliche Verhältnis). Seit der WEG-Reform vom 1. Dezember 2020 hat der Gesetzgeber beides elegant verknüpft.

Nach § 26 Abs. 3 WEG kann die Eigentümerversammlung den Verwalter jederzeit abberufen — ohne wichtigen Grund und ohne Einhaltung einer Frist. Der Verwaltervertrag endet automatisch spätestens sechs Monate nach der Abberufung, selbst wenn er eine längere Laufzeit hätte. Eine separate Kündigung des Vertrags ist also nicht zwingend nötig; bei schweren Pflichtverletzungen kommt zusätzlich die fristlose Kündigung aus wichtigem Grund in Betracht.

So beschließt die WEG die Abberufung

• 1. Tagesordnungspunkt verlangen: Eigentümer (oder der Beirat) lassen die Punkte „Abberufung des Verwalters" und idealerweise „Bestellung eines neuen Verwalters" auf die Tagesordnung setzen. Mehr als ein Viertel der Eigentümer kann die Einberufung einer Versammlung verlangen (§ 24 Abs. 2 WEG).
• 2. Versammlung und Beschluss: Die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt. Der betroffene Verwalter leitet die Versammlung bei diesem Punkt besser nicht selbst.
• 3. Beschluss protokollieren: Abberufung und ggf. Kündigung des Vertrags gehören ins Protokoll und in die Beschluss-Sammlung.
• 4. Zugang sicherstellen: Die Abberufung wird mit Beschlussfassung wirksam; die Erklärung gegenüber der Verwaltung sollte dennoch nachweisbar (schriftlich) erfolgen.

Musterformulierung für den Beschluss: „Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer beruft die [Name der Verwaltung] GmbH mit sofortiger Wirkung als Verwalterin ab. Der Verwaltervertrag vom [Datum] wird vorsorglich zum nächstmöglichen Zeitpunkt gekündigt; er endet gemäß § 26 Abs. 3 Satz 2 WEG spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Die Verwalterin wird aufgefordert, sämtliche Verwaltungsunterlagen bis zum [Datum] an die neue Verwaltung herauszugeben."

Mietverwaltung kündigen: Es gelten die Vertragsfristen

Bei der Mietverwaltung gibt es keine Eigentümerversammlung und kein § 26 WEG. Es gelten in erster Linie die vertraglich vereinbarten Kündigungsfristen, häufig drei Monate zum Quartals- oder Jahresende. Weil Verwalterverträge je nach Leistungsbild rechtlich unterschiedlich eingeordnet werden können, sollte die konkrete Frist immer am Vertrag geprüft werden.

• Enthält der Vertrag keine Frist und keine feste Laufzeit, können die gesetzlichen Fristen des § 621 BGB relevant sein. Bei monatlicher Vergütung nennt die Vorschrift grundsätzlich den 15. eines Monats zum Monatsende; die Einordnung des konkreten Vertrags sollte im Zweifel rechtlich geprüft werden.
• Bei befristeten Verträgen ist die ordentliche Kündigung meist erst zum Laufzeitende möglich — prüfen Sie automatische Verlängerungsklauseln.
• Eine außerordentliche fristlose Kündigung (§ 626 BGB) bleibt bei wichtigem Grund immer möglich, etwa bei Veruntreuung von Geldern oder nachhaltiger Untätigkeit.
• Beim Verkauf der Immobilie endet der Vertrag nicht automatisch — kündigen Sie aktiv oder vereinbaren Sie eine Übernahme durch den Käufer.

Hausverwaltung fristlos kündigen: Wann liegt ein wichtiger Grund vor?

Eine fristlose Kündigung kommt nach § 626 BGB nur in Betracht, wenn die Fortsetzung bis zum regulären Vertragsende unter Abwägung aller Umstände unzumutbar ist. Ob das erfüllt ist, hängt immer vom Einzelfall ab. In der Praxis können insbesondere schwere oder wiederholte Pflichtverletzungen relevant sein:

• Veruntreuung oder nicht nachvollziehbare Verwendung von Gemeinschafts- beziehungsweise Mietgeldern.
• Beharrliche Weigerung, wirksame Beschlüsse umzusetzen oder geschuldete Abrechnungen vorzulegen.
• Schwere Verstöße gegen Informations-, Auskunfts- oder Herausgabepflichten.
• Nachhaltige Nichterreichbarkeit trotz dokumentierter Abmahnungen und konkreter Nachteile für Eigentümer.

§ 626 Abs. 2 BGB setzt für die Kündigung grundsätzlich eine Zwei-Wochen-Frist ab Kenntnis der maßgeblichen Tatsachen. Dokumentieren Sie Pflichtverletzungen, Beschlüsse, Fristsetzungen und Zustellnachweise vollständig. Bei einer WEG ersetzt die fristlose Vertragskündigung nicht den Beschluss über die Abberufung; beide Punkte sollten sauber beschlossen werden.

Vorlage: Kündigungsschreiben an die Hausverwaltung

Das Schreiben setzt einen wirksamen WEG-Beschluss beziehungsweise eine wirksame Erklärung des Auftraggebers voraus. Passen Sie Frist, Vertragsdaten und Vertretungsberechtigung an Ihren Fall an:

• Betreff: Kündigung des Verwaltervertrags vom [Datum] / Objekt [Anschrift]
• Erklärung: Hiermit kündigen wir den Verwaltervertrag ordentlich zum [Datum], hilfsweise zum nächstmöglichen Zeitpunkt.
• Bei einer WEG: Die Gemeinschaft hat Ihre Abberufung mit Beschluss vom [Datum] beschlossen. Der Vertrag endet unabhängig davon gemäß § 26 Abs. 3 WEG spätestens sechs Monate nach der Abberufung.
• Optional bei wichtigem Grund: Zusätzlich kündigen wir den Vertrag aus wichtigem Grund mit sofortiger Wirkung. Der wichtige Grund wird konkret mit Datum, Vorgang und bereits gesetzten Fristen beschrieben.
• Übergabe: Bitte übergeben Sie sämtliche Verwaltungsunterlagen, Kontozugänge, Schlüssel, Verträge und die Beschluss-Sammlung bis zum [Datum] an [Person/neue Verwaltung].
• Abschluss: Bitte bestätigen Sie Zugang und Beendigungszeitpunkt schriftlich. [Ort, Datum, Unterschrift der vertretungsberechtigten Person]

Form, Zugang und Nachweis der Kündigung

Viele Verwalterverträge sehen für die Kündigung die Schriftform vor. Auch ohne solche Klausel gilt: Kündigen Sie schriftlich mit Datum, Vertragsbezug und eindeutigem Beendigungszeitpunkt, und stellen Sie den Zugang sicher — per Einwurf-Einschreiben oder Übergabe gegen Empfangsbestätigung. Bei der WEG unterschreibt der nach dem Beschluss Bevollmächtigte (häufig der Beiratsvorsitzende) im Namen der Gemeinschaft.

Prüfen Sie vor der Kündigung den Verwaltervertrag auf Fristen, Formklauseln und Regelungen zur Unterlagen-Herausgabe — so vermeiden Sie Streit über den Beendigungszeitpunkt und ausstehende Vergütungen.

Nach der Kündigung: Übergabe und Neustart

Mit dem Vertragsende muss die Verwaltung alle Unterlagen der Gemeinschaft bzw. des Eigentümers herausgeben: Abrechnungen, Belege, Beschluss-Sammlung, Verträge, Schlüssel und Kontounterlagen. Ein Zurückbehaltungsrecht wegen streitiger Forderungen besteht an diesen Unterlagen grundsätzlich nicht. Offene Punkte — etwa die letzte Jahresabrechnung — sollten im Übergabeprotokoll festgehalten werden.

Damit keine verwaltungslose Lücke entsteht, sollte die Nachfolge stehen, bevor der Vertrag endet. Vergleichswerte für die neue Vergütung liefert der Beitrag Hausverwaltung-Kosten. Über Hausverwaltung wechseln starten Sie anschließend eine kostenlose, strukturierte Anfrage. Für Berliner WEGs gibt es eine eigene Seite zum Hausverwaltung-Wechsel in Berlin.

Häufige Fragen