WEG-Verwalter bestellen: Beschluss, Vertrag und Laufzeit

Wer bestellt den WEG-Verwalter?

Über Bestellung und Abberufung des Verwalters beschließen die Wohnungseigentümer. Das bestimmt § 26 Abs. 1 WEG. Nicht der Beirat, nicht der bisherige Verwalter und nicht ein einzelner Mehrheitseigentümer vergeben das Amt allein.

Die Bestellung verleiht dem ausgewählten Unternehmen oder der Person die organschaftliche Stellung als WEG-Verwalter. Davon zu unterscheiden ist der Verwaltervertrag, der Vergütung, Leistungen und weitere Vertragsbedingungen regelt. Beides kann in derselben Eigentümerversammlung beschlossen werden, sollte aber inhaltlich und im Protokoll klar getrennt bleiben.

Bestellung und Verwaltervertrag: der Unterschied

Der Vertragsentwurf und seine wesentlichen Konditionen sollten den Eigentümern vor der Abstimmung vorliegen. Nur dann lassen sich Kandidaten und Gesamtpreise belastbar vergleichen. Eine detaillierte Vertragsprüfung bietet unsere Verwaltervertrag-Checkliste.

Wie lange darf ein Verwalter bestellt werden?

§ 26 Abs. 2 WEG begrenzt die Bestellung auf höchstens fünf Jahre. Bei der ersten Bestellung nach der Begründung von Wohnungseigentum sind es höchstens drei Jahre. Eine kürzere Laufzeit ist zulässig und kann bei einer neuen Zusammenarbeit sinnvoll sein.

WEG-Verwalter auswählen: 8 Schritte bis zum Beschluss

• 1. Bedarf festlegen: Einheiten, Technik, offene Maßnahmen, Buchhaltung, Erreichbarkeit und gewünschte Zusatzleistungen erfassen.
• 2. Einheitliches Leistungsverzeichnis erstellen: Alle Kandidaten beantworten dieselben Anforderungen und Preispositionen.
• 3. Mehrere Angebote einholen: Das WEG nennt keine starre Angebotszahl; echte Alternativen schaffen aber eine belastbare Entscheidungsgrundlage.
• 4. Nachweise prüfen: Gewerbeerlaubnis, Haftpflicht, Zertifizierung oder Gleichstellung und Ansprechpartner anfordern.
• 5. Referenzen und Kapazität prüfen: Vergleichbare Gemeinschaften, Teamgröße, Vertretung und Übernahmezeitpunkt hinterfragen.
• 6. Vertragsentwürfe vergleichen: Grund- und Sonderleistungen, Vergütung, Vollmachten, Laufzeit und Übergabe nebeneinanderstellen.
• 7. Beschlussvorlagen versenden: Kandidat, Bestellungszeit und Vertragskonditionen rechtzeitig mit den Entscheidungsunterlagen bereitstellen.
• 8. Bestellung und Vertrag beschließen: Abstimmungen, Vertretung beim Vertragsschluss und Übergabeauftrag eindeutig dokumentieren.

Über eine kostenlose Verwaltungsanfrage kann die Gemeinschaft Objekt- und Leistungsdaten einmal strukturiert erfassen und passende Verwaltungen vergleichen. Entscheidend bleibt, dass nicht nur der Monatspreis, sondern der vollständige Leistungs- und Zusatzkostenkatalog vergleichbar ist.

Welche Nachweise sollte die WEG verlangen?

Ein gewerbsmäßiger Wohnimmobilienverwalter benötigt nach § 34c GewO eine behördliche Erlaubnis. Dazu gehören unter anderem Zuverlässigkeit, geordnete Vermögensverhältnisse und der Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung. Die Vorschrift enthält außerdem eine Weiterbildungspflicht.

• §-34c-Erlaubnis: auf das anbietende Unternehmen und die konkrete Rechtsform ausgestellt.
• Berufshaftpflicht: Versicherer, Laufzeit und Deckungsumfang nachvollziehbar dokumentiert.
• Zertifizierung: IHK-Zertifikat oder Nachweis einer gleichgestellten Qualifikation.
• Unternehmensdaten: exakte Firmierung, Anschrift, Registerdaten und vertretungsberechtigte Personen.
• Team: zuständige Objektbetreuung, Buchhaltung, Technik und Vertretung benannt.
• Datenschutz und Systeme: Auftragsverarbeitung, Zugriffsrechte, Export und Datensicherung geklärt.
• Referenzen: vergleichbare Größe, technischer Zustand und Aufgabenprofil statt beliebiger Objektlisten.

Muss der neue Verwalter zertifiziert sein?

Nach § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG gehört die Bestellung eines zertifizierten Verwalters grundsätzlich zur ordnungsmäßigen Verwaltung. Eine Ausnahme gilt nur, wenn weniger als neun Sondereigentumsrechte bestehen, ein Wohnungseigentümer zum Verwalter bestellt wurde und weniger als ein Drittel der Eigentümer einen zertifizierten Verwalter verlangt.

Die Zertifizierung nach § 26a WEG ist nicht dasselbe wie die Gewerbeerlaubnis. Sie weist rechtliche, kaufmännische und technische Kenntnisse nach. Einzelheiten, gleichgestellte Qualifikationen und Prüfnachweise erklärt der Beitrag Zertifizierter Verwalter.

Was gehört in den Bestellungsbeschluss?

Der Bestellungsbeschluss muss den Verwalter eindeutig identifizieren und die Bestellungszeit erkennen lassen. Bei einer Gesellschaft ist die exakte Firmierung wichtiger als ein Marken- oder Büroname. Bestellung, Vertragsgenehmigung und Vollmacht zum Vertragsabschluss sollten als getrennte, aufeinander abgestimmte Beschlusspunkte formuliert werden.

• Gemeinschaft: eindeutige Bezeichnung und Objektanschrift.
• Verwalter: vollständiger Name oder exakte Firma, Rechtsform und Anschrift.
• Zeitraum: konkretes Anfangs- und Enddatum innerhalb der gesetzlichen Höchstdauer.
• Vertragsbezug: eindeutige Bezeichnung des vorgelegten Vertragsentwurfs mit Datum oder Version.
• Vergütung: Grundvergütung und wesentliche Zusatzpreise wie im genehmigten Vertrag.
• Vertretung: Benennung der Person, die den Vertrag für die Gemeinschaft unterzeichnet.
• Übergabe: Auftrag zur Übernahme von Unterlagen, Konten, Schlüsseln, Verträgen und offenen Vorgängen.

Wer unterschreibt den Verwaltervertrag?

Vertragspartner ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer. Gegenüber dem Verwalter wird sie nach § 9b Abs. 2 WEG durch den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats oder einen per Beschluss ermächtigten Wohnungseigentümer vertreten. Diese Person unterschreibt den genehmigten Vertrag für die Gemeinschaft.

Die Unterschrift darf die beschlossenen Konditionen nicht eigenmächtig verändern. Deshalb sollte der genehmigte Entwurf eindeutig datiert oder als Anlage bezeichnet sein. Verhandlungsspielräume müssen im Ermächtigungsbeschluss konkret begrenzt werden.

Aufgaben und Befugnisse passend festlegen

Nach § 27 WEG darf und muss der Verwalter Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung treffen, die untergeordnete Bedeutung haben und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen oder zur Fristwahrung beziehungsweise Nachteilsabwendung erforderlich sind. Die Eigentümer können diese Rechte und Pflichten durch Beschluss einschränken oder erweitern.

Bestellung beschlossen: So gelingt die Übergabe

• Bestellungsniederschrift und unterschriebenen Vertrag vollständig archivieren.
• Eigentümer, Dienstleister, Versicherer und Banken über den Wechsel informieren.
• Konten, Vollmachten und Zahlungsfreigaben ohne unnötige Unterbrechung umstellen.
• Beschlusssammlung, Protokolle, Verträge, Buchhaltung und technischen Bestand übergeben.
• Offene Schäden, Fristen, Forderungen, Gerichtsverfahren und Projekte protokollieren.
• Schlüssel, Zugangsdaten und Originalunterlagen mit Übergabenachweis übernehmen.
• Startbericht und Terminplan für die ersten 30, 60 und 90 Tage vereinbaren.

Wechselt die Gemeinschaft aus einem bestehenden Mandat, müssen Abberufung, Vertragsende, Neubestellung und Übergabe zeitlich zusammenpassen. Die vollständige Ablaufplanung finden Sie unter Hausverwaltung wechseln.

Abberufung und Vertragsende

Der Verwalter kann nach § 26 Abs. 3 WEG jederzeit abberufen werden. Ein Vertrag mit ihm endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Von diesen gesetzlichen Regeln darf nach § 26 Abs. 5 WEG nicht abgewichen werden.

Trotzdem sollten Eigentümer Kosten, Vergütung, Kündigungsregel und Übergabepflichten im Vertrag sorgfältig abstimmen. Bestellung, Abberufung und Vertragsbeendigung sind verschiedene rechtliche Schritte. Bei Streit oder drohenden Fristen sollte die Gemeinschaft den konkreten Fall anwaltlich prüfen lassen.

Typische Fehler bei der Verwalterbestellung

• Nur ein Preisblatt liegt vor, aber kein vollständiger und vergleichbarer Leistungsumfang.
• Der Kandidat ist im Beschluss nicht mit exakter Firma und Rechtsform bezeichnet.
• Beginn oder Ende der Bestellungszeit bleiben unklar oder überschreiten die Höchstdauer.
• Der Vertragsentwurf wird erst nach der Bestellung vorgelegt oder später wesentlich verändert.
• Gewerbeerlaubnis, Haftpflicht oder Zertifizierungsnachweis wurden nicht geprüft.
• Bestellung, Vertragsabschluss und Unterzeichnungsvollmacht werden in einem unklaren Beschlusstext vermischt.
• Zusatzvergütungen, Vollmachten und Auftragsgrenzen bleiben offen.
• Für Daten, Konten und laufende Maßnahmen gibt es keinen verbindlichen Übergabeplan.

Häufige Fragen